Programme Courez pour la cause

 

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Dans le cadre du programme Courez pour la cause, nous sommes engagés à fournir un service exceptionnel à nos membres. Comme ce service comprend la collecte, l’utilisation et la divulgation de certains renseignements personnels au sujet de nos participants, la protection de leurs renseignements personnels est notre plus grande priorité.

Nous informerons nos participants de la raison de recueillir, d’utiliser et de divulguer leurs renseignements personnels et de la façon dont nous le faisons; nous obtiendrons leur consentement au besoin; nous traiterons seulement leurs renseignements personnels à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

La présente politique de protection des renseignements personnels présente les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les renseignements personnels de nos participants. Notre engagement envers cette protection consiste notamment à assurer l’exactitude, la confidentialité et la protection des renseignements personnels de nos participants, ainsi qu’à permettre à ces derniers d’accéder à leurs renseignements et d’en demander la modification.

 

Champ d’application de la présente politique

 

Cette politique de protection des renseignements personnels s’applique au programme Courez pour la cause et à ses organisateurs, la firme Flow Marketing.

Elle s’applique également à tout fournisseur de services qui fait la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels pour le compte du programme Courez pour la cause.

 

Définitions

Renseignements personnels – sont les renseignements au sujet d’une personne identifiable y compris son nom. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Coordonnées – sont les renseignements qui permettraient à une personne d’être jointe à un lieu de travail; comprend le nom et l’adresse électronique. Les coordonnées ne sont pas couvertes par la présente politique ni par la Personal Information Protection Act (PIPA).

Agent de la protection de la vie privée – est la personne désignée responsable d’assurer que le programme Courez pour la cause est conforme à la présente politique et à la PIPA.

 

Politique 1 – Collecte de renseignements personnels

1.1 À moins que l’objet de la collecte de renseignements personnels ne soit évident et que le participant fournisse volontairement ses renseignements personnels à cette fin, nous communiquerons la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis, oralement ou par écrit, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

1.2 Nous recueillerons seulement les renseignements sur les participants qui sont requis aux fins suivantes :

• pour déterminer les préférences du participant;
• pour inscrire le participant à un programme;
• pour envoyer de l’information sur un programme;
• pour assurer un service de qualité supérieure à nos participants.

 

Politique 2 – Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement du participant pour recueillir, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels (sauf, comme il est indiqué ci-dessous, si nous en avons l’autorisation sans le consentement du participant).

2.2 Le consentement peut être fourni par voie électronique ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels est évident et si le participant fournit volontairement ses renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut aussi être implicite lorsque le participant est avisé et a la possibilité raisonnable de refuser que ses renseignements personnels soient utilisés pour des envois postaux, et qu’il ne refuse pas.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (p. ex. les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement ferait obstacle à l’exécution d’une obligation légale), les participants peuvent refuser ou retirer leur consentement quant à l’utilisation de leurs renseignements personnels de certaines façons dans le cadre du programme Courez pour la cause. La décision d’un participant de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels peut restreindre notre capacité de fournir un service ou produit particulier. Le cas échéant, nous expliquerons la situation au participant afin de l’aider à prendre la décision.

2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans aviser le participant, le client ou le membre ou sans obtenir son consentement dans les circonstances limitées suivantes :

• lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels est exigée par la loi;
• en cas d’une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

 

Politique 3 – Utilisation et divulgation de renseignements personnels

3.1 Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels d’un participant que lorsqu’ils seront nécessaires aux fins définies au moment de la collecte ou à des fins raisonnablement liées à ce qui suit :

• effectuer des sondages auprès des participants afin d’améliorer la prestation de nos services.

3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels pour des fins autres à moins que nous obtenions l’autorisation de le faire.

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de participants ou de renseignements personnels à d’autres parties.

Politique 4 – Conservation de renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels d’un participant pour prendre une décision qui touche ce dernier directement, nous conserverons ces renseignements pendant au moins un an pour que le participant ait l’occasion raisonnable de demander d’y accéder.

4.2 Conformément à la politique 4.1, nous conserverons les renseignements personnels d’un participant aussi longtemps qu’il faut pour combler un besoin identifié ou à des fins légales ou commerciales.

 

 

 

Politique 5 – Exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons les efforts raisonnables pour assurer que les renseignements personnels des participants sont exacts et complets lorsqu’ils peuvent être utilisés pour prendre une décision au sujet du participant ou communiqués à une autre organisation.

5.2 Les participants peuvent demander de modifier leurs renseignements personnels afin d’assurer qu’ils sont exacts et complets. Une demande doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour définir les renseignements personnels visés et ce qui est à modifier.

5.3 Si des renseignements personnels s’avèrent incorrects ou incomplets, nous corrigerons l’information au besoin et enverrons la version corrigée à toute organisation à qui nous avons communiqué les renseignements personnels au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas faite, nous prendrons note de la demande de correction du participant au dossier.

 

Politique 6 – Protection des renseignements personnels

6.1 Nous sommes engagés à protéger les renseignements personnels des participants contre l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l’élimination non autorisée, ou contre des risques similaires.

6.2 Les mesures de sécurité suivantes seront suivies pour assurer que les renseignements personnels du participant sont protégés de façon appropriée :

l’utilisation d’ID utilisateurs, de mots de passe, de chiffrement, de pare-feu; la restriction de l’accès des employés aux renseignements personnels au besoin (c.-à-d. que seulement les personnes qui doivent savoir auront accès; que tout fournisseur de services est tenu par contrat de fournir des mesures de sécurité comparables).

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées pour détruire les renseignements personnels des employés, notamment en supprimant des renseignements sauvegardés par voie électronique.

6.4 Nous effectuerons l’examen et la mise à jour continus de nos politiques et contrôles en matière de sécurité en fonction de l’évolution de la technologie pour assurer la protection continue des renseignements personnels.

Politique 7 – Accès des participants à leurs renseignements personnels

7.1 Les participants ont droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées.

7.2 Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et comprendre suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels en question.

7.3 Sur demande, nous dirons également aux participants comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui nous les avons communiqués, le cas échéant.

7.4 Nous rendrons accessibles les renseignements demandés dans les 30 jours ouvrables qui suivent, ou nous soumettrons un avis prolongation écrit lorsque plus de temps est requis pour répondre à la demande.

Politique 8 – Questions et plaintes : rôle de l’agent de la protection de la vie privée ou de la personne désignée

8.1 L’agent de la protection de la vie privée est chargé de s’assurer que le programme

Courez pour la cause est conforme à la présente politique et à la Personal Information Protection Act.

8.2 Les participants doivent adresser leurs plaintes, leurs préoccupations ou leurs questions concernant le programme Courez pour la cause à l’agent de la protection de la vie privée. Si ce dernier est incapable de répondre, le participant peut également écrire au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

 

Coordonnées de la personne désignée pour le programme Courez pour la cause :

Anna Misheal

[email protected]